Starten als werkgever

Je bent begonnen te ondernemen vanuit een passie voor jouw vak en die passie heeft je zover gebracht dat je nu te veel werk hebt om dat alleen te kunnen behappen. Je komt op een keerpunt waarbij je gaat nadenken of je al dan niet wil starten met een werknemer.

Vragen bij het starten met personeel

❓ Heb je daar wel genoeg werk voor?

❓ Ga je die medewerker wel kunnen betalen?

❓ Waar ga je die medewerker gaan vinden?

❓ Hoe ga je dat aanpakken?

❓ Welk papierwerk komt daar allemaal bij kijken?

Zoveel vragen gaan door jouw hoofd en niet alleen door die van jou… élke startende werkgever is je dit al voor gegaan.
Desiree

Werken met een werknemer of onderaannemer

Nu, om bij het begin te beginnen:

Starten met een werknemer is een keuze, je moet dat helemaal niet doen wanneer je te veel werk hebt. Je kan ook werken met onderaannemers of zelfs iets minder werk aannemen. Er zijn tal van ondernemers dat ook die keuze bewust maken.

Het grote verschil tussen de twee (werknemer en onderaannemer) is dat de ene onder gezag mag staan en de ander niet. Een werknemer is een statuut waarbij gezag wordt uitgeoefend voor werk via een overeenkomst waarvoor loon wordt betaald. Het grote verschil zit hem in gezag want je kan en mag geen gezag uitoefenen over een andere zelfstandige.

“Maar Desiree, ik moet tegen mijn onderaannemer toch ook zeggen wat ie moet doen?”

Klopt! Goede bedenking en dat is ook zeker zo maar een zelfstandige is zelf verantwoordelijk over zijn eigen volgorde van taken bijvoorbeeld. Nu, die lijn is énorm dun he… dus lossen we dat even op door een goede samenwerkingsovereenkomst met de zelfstandige te maken.

Daarin erkent de zelfstandige dat hij zelf instaat voor de betaling van zijn of haar sociale bijdragen, er wordt een factureerbaar tarief afgesproken, betaaltermijnen,… dat is helemaal anders dan bij een werknemer. Bij de werknemer is dat dan weer een arbeidsovereenkomst, dat zijn twee verschillende dingen.

Taken delegeren

Maar er zijn ook veel ondernemers die wél kiezen voor een team. En als zij dat kunnen, kan jij dat ook.

Alles begint met de vraag ‘voor welke taken zoek je een werknemer’.
Desiree

Welke taken wil je delegeren? Ook voor jou een grote stap als ondernemer want delegeren is ook loslaten: je laat bepaalde taken of verantwoordelijkheden los en draagt die over aan de werknemer.

Hoe je dat gaat aanpakken? Wel! Je maakt een lijst met alles wat je op dit moment aan het doen bent. Je schrijft alles op aan de ene kant van het blad, een hele lijst.

Het kan zijn dat je een paar dagen doet over die lijst en dan ineens zaken tegenkomt die nog niet eens op de lijst stonden. Je staat ervan versteld welke taken je allemaal doet!

Wanneer je die lijst aan de ene kant van dat blad hebt, is het tijd om het blad te verdelen in twee kolommen. Ga even door de lijst en kijk van welke taken jij af wil. Waar word je niet gelukkig van of waar heb je hulp bij nodig.

Ben je bijvoorbeeld géén krak in social media? Uitbesteden.
Wordt je niet gelukkig van jouw boekhouding? Uitbesteden.
Heb je hulp nodig op operationeel niveau? Uitbesteden.
Wil je geen mails meer doen of telefoontjes? Uitbesteden.

Je begrijpt waar ik naartoe wil he? Op die manier krijg jij een takenlijst die jouw toekomstige medewerker voor jou kan doen. Je kan écht wel voor alle taken een profiel vinden.

Arbeider of bediende?

Zal het voornamelijk hoofdarbeid zijn of handenarbeid? Dit gaat bepalen of het een arbeider of bediende zal zijn. Nee, dat is geen keuze. 🙂 Handenarbeid is een arbeider, hoofdarbeid is een bediende.

Wat als mijn werknemer de twee combineert?
Hoofdzaak volgt de bijzaak! Je moet even gaan kijken waar de nadruk bij ligt bij die medewerker.

Denk hier niet ‘dat maakt niet zoveel uit’ want dat doet het zeker wel.
De verloning wordt ook gebaseerd op het statuut en het paritair comité. Om nog maar te zwijgen van de arbeidsongevallenverzekering. (kom ik verder op terug)

Voltijds of deeltijds?

De volgende vraag die je je moet stellen is ‘heb ik hiervoor een voltijdse of een deeltijdse medewerker nodig?’

Klopt, je moet niet persé voltijds aanwerven he.
Velen grijpen gelijk naar een voltijdse medewerker maar als je niet genoeg werk hebt voor die medewerker om een voltijdse functie te vullen, neem dan alsjeblieft deeltijds aan. Er zijn ook tal van werknemers die niet voltijds willen werken maar wel héél geschikt zijn voor jouw functie en die kiezen dan bewust voor deeltijds werken.

Wie weet heb je nood aan een andere vorm van aanwerving en heb je eerder nood aan een student of een flexi job? Ga echt kijken waar je iemand voor nodig hebt en hoe je dat het beste kan invullen. Uiteraard kan jouw sociaal bureau je hier prima mee verder helpen.

Wanneer je eruit bent wat voor type medewerker je wil zoeken, bediende of arbeider, voltijds of deeltijds,… is het tijd om te gaan denken aan verloning.

Verloning en optimalisatie

De weg van bruto naar netto kent veel geheimen en kan heel complex overkomen. Lees deze blog over lonen, bruto en netto.

Uiteindelijk is het een spel met getallen en de kunst om zoveel mogelijk te optimaliseren.
Desiree

Lonen kunnen geoptimaliseerd worden door jou als werkgever maar dat kan maar in beperkte mate! Bedrijfsvoorheffing heet dat en dat moet nu eenmaal betaald worden op het loon dat de werknemer verdient.

Maar wist je dat je de loonpakketten kan optimaliseren met verschillende vormen van loon zodat er ook belastbare voordelen zijn waarop jij geen RSZ betaalt én andere voordelen waarop jij geen RSZ en de werknemer geen bedrijfsvoorheffing betaalt? Jaja, dat kan.

Zoals ik zei: het is een spel met getallen en je moet even de spelregels begrijpen.

Het paritair comité

Er hangt ook veel af van jouw paritair comité (PC) natuurlijk.
Het paritair comité wordt bepaald op basis van de activiteit die jij doet als werkgever. Er wordt gekeken naar de nace codes in jouw KBO bij het aanvragen van jouw RSZ-nummer.

Ben je werkzaam als marketing agency, dan zal dat bijvoorbeeld paritair comité 200 worden, het PC van de algemeen bedienden.

Binnen dat paritair comité zijn al schalen en regels die je moet volgen om het minimumloon te gaan bepalen. Wil je meer betalen? Kan prima! Maar niet minder, dat mag niet.

Het is niet alleen het loon dat al deels bepaald is, ook zaken zoals ecocheques en woon werkverkeer zijn allemaal al beslist op sectoraal niveau en daar mag je niet van afwijken.

Je hoort me al komen, de loonkost is deels al beslist op basis van de activiteit die jij doet als ondernemer. Neem nu terug dat paritair comité 200. Daarin heb je ongeveer een loonkost van 29%, zonder de RSZ-verminderingen. Je kan dat loonpakket optimaliseren op basis van de bruto netto lijn maar ook in subsidies en kortingen kan je heel veel doen.

Dat wordt een beetje te technisch in deze blog maar ik leg je graag één vermindering uit: de korting voor de eerste werknemer.

Die korting wordt geopend wanneer je jouw éérste werknemer gaat aanwerven en die korting omvat het effectief wegvallen van de werkelijke RSZ en de bijdrage loonmatiging.

Door die korting toe te passen, ik blijf in het voorbeeld van paritair comité 200, zal er ongeveer 25% van de 29% wegvallen!

Voorbereiding en papierwerk

Ok! Je hebt nu beslist

Of je een werknemer of een onderaannemer kiest
Handenarbeid of hoofdarbeid van toepassing is
Of je voltijds of deeltijds gaat aanwerven
De vacature is geschreven en gepubliceerd
In welk paritair comité je zal gaan tewerkstellen
Hoe jouw loonpakketten vorm zullen hebben

Wanneer je dan jouw ideale kandidaat hebt gevonden, een voorstel hebt gedaan (doe dat even in overleg met jouw sociaal bureau aub), je wil gaan starten…. en dan?

Wel, dan komt de hele papierwinkel aan bod.

Ik ga er geen doekjes om winden: starten als werkgever is niet plug-and-play.
Desiree

Het sociaal bureau doet veel papierwerk voor je maar jij als werkgever hebt ook nog wel het één en ander te doen als je hiervan ineens een duurzame tewerkstelling wilt maken.

Het is goed dat je tijd en inzet hebt gegeven aan het vinden van jouw ideale kandidaat.
De vacature is helder verwoord, het gesprek is goed gegaan, je komt tot een akkoord en de startdatum is mooi bepaald.

Verplichte voorbereidingen

Maar dan? Nog voor de werknemer gaat starten, is er nog een beetje voorbereidend werk.

Arbeidsongevallenverzekering is een verplichte verzekering die je moet afsluiten voor de medewerker begint. Vergeet je dat, zal je een boete krijgen vanuit FEDERIS en die is toch al vlotjes 6500€. Die boete dekt de premie van een paar jaar dus het is écht niet de moeite om dit over het hoofd te zien.

Het is wel zo dat hoe hoger het risico op een arbeidsongeval, hoe hoger de premie.
Klinkt ergens logisch maar toch niet voor iedereen.
Een bouwfirma zal zo een hogere premie betalen dan voor een werkgever in paritair comité 200. Wat voor arbeidsongeval gaat die laatste doen? Een papiersnede?

Je merkt het verschil he.

Voor een onderneming in de ruwbouw mag je toch al een premie van 4,5% tellen. Om hier weer het verschil te maken met het marketing agency in paritair comité 200, die zal eerder een premie betalen van 0,98%.

Aansluitingen door het sociaal bureau

Het sociaal bureau doet alle aansluitingen.
Die vraagt de RSZ-nummer aan, sluit jou aan bij een preventiedienst, sluit je eventueel aan bij een vereveningsdienst (bouw), maken jouw dossier intern in orde, maken arbeidsovereenkomsten voor jou op, vragen eventueel dopkaarten aan bij Constuctiv,…
Ze doen de papiermolen draaien terwijl jij daar niet al te veel werk aan hebt.

Onthaalbrochure

Als werkgever maak je best een onthaalbrochure op. Dit is wel even een werkje, ik geef het toe. Maar het is van onschatbare waarde als je wil inzetten op een duurzame tewerkstelling. Via de onthaalbrochure ga je de werknemer informeren én maak je goede afspraken tussen jullie twee. Wat kan wel, wat niet,…

Velen verwarren dit met het arbeidsreglement maar een arbeidsreglement is eerder een mini wetboek van de onderneming terwijl een onthaalbrochure eerder de ‘golden guidelines’ zijn. Het arbeidsreglement is ook een verplicht document terwijl de onthaalbrochure dat niet is. Onthalen is verplicht maar kan je ook simpel doen door te zeggen ‘hier is de koelkast, daar mag je de wagen parkeren,…’ maar hey… die weg ga jij toch niet nemen als werkgever 2.0?

Over onthalen hebben we een aparte module met model waar je ineens mee aan de slag kan. Dit is een model dat we zelf voor jou hebben klaargezet. Je kan ook vanuit de preventiedienst een model vragen, al merken we dat dat meer een welzijnsbrochure is ipv een onthaalbrochure. Wil je daarop inzetten? Ga zeker een kijkje nemen bij onze module.

Arbeidsreglement

Jaja, je ontkomt er niet aan: het arbeidsreglement. Dit is verplicht, kan je laten opmaken door het sociaal bureau en is heel belangrijk. Sommigen rollen met hun ogen en nemen een standaard modelletje dat ze ergens kunnen downloaden en hoewel dat in principe prima is he…. maakt maatwerk hier het verschil.

Je wil als ondernemer niet geconfronteerd worden met een medewerker die geld neemt uit de kassa, dat wil gebruiken voor ontslag en dán… grijp je naast die bewijslast omdat je geen camerapolicy hebt opgenomen in jouw reglement. Ah nee want dat staat niet in het standaard modelletje.

Denk hier twee keer over na 😉

TIP! Veel starters zien de kosten van zo’n opstart oplopen en dat kan even schrikken zijn waardoor ze het arbeidsreglement ‘vergeten’. Vergeet het niet, ga dan alvast aan de slag met het standaard modelletje en ga na een paar jaar eentje op maat laten maken.
De voorkeur geniet nog altijd in één beweging een exemplaar op maat te laten maken maar als de kost even te hoog oploopt, doe dan alvast het standaard model.

Desiree

Het avontuur begint

En dan zijn we klaar? Helaas pindakaas!

Dan begint het avontuur: de werknemer start, jullie gaan samenwerken en dan is het de bedoeling dat je opvolgt. Ja, het is de bedoeling dat je tijd investeert in opvolging en praten met de werknemer. Een gesprekkencultuur opzetten is belangrijk voor zowel jou als ondernemer als voor de werknemer.

Vinger aan de pols houden maar ook van tijd tot tijd de werknemer op de hoogte kunnen brengen als de verwachtingen niet geheel ingelost worden. En er zijn verschillende gesprekken he! Groeigesprekken, evolutiegesprekken, feedbackgesprekken, evaluatiegesprekken,… je kan het zo gek niet bedenken of je hebt er wel een gesprek voor.

Start met groeigesprekken

Als startende werkgever zou ik je aanraden om te starten met groeigesprekken.
Er zijn verschillende manieren voor en vanuit de praktijk kan ik je aanraden om dat elke zes weken te doen. De eerste drie maanden van de tewerkstelling zijn de wittebroodsweken. Alles gaat dan goed: jij bent blij met de medewerker, de medewerker is blij met jou. Maar na die drie maanden is er vaak een keerpunt. Er beginnen kleine dingen te verschijnen die niet helemaal goed gaan, die misschien irriteren, die anders kunnen,… en dan is zo’n gesprek hét moment.

Hoe je dat juist aanpakt? Dat leg ik je later een keertje uit. Maar hierop inzetten en nu al weten dat dit erbij komt, is al een belangrijke.

Tot slot

Zo! Een hele boterham over hoe je kan starten als werkgever en wat erbij komt kijken.
In dit artikel heb ik veel uitgelegd maar nog niet alles. In het ebook dat je hieronder kan downloaden over het opstarten als werkgever, kan je veel info vinden.

Wist je dat we ook een module hebben waarin ik je in video’s uitleg met tips, tricks én tools waar je gelijk mee aan de slag kan? Denk aan arbeidsovereenkomsten, model voor reglement, een schema van bruto naar netto, template voor een vacature te schrijven,…

Na deze module te volgen kan je niet beter voorbereid zijn op het starten als werkgever. De enige stap die je nog moet nemen… is het doén!

Ebook - Spannende stappen

Leuk en spannend tegelijk maar hoe begin je er aan? Waar moet je op letten en hoe pak je dat aan? Neem ons ebook door en je bent in 1-2-3 vertrokken!

PS: mag ik je nog één tip geven? Begin al aan jouw employerbranding. Zet jezelf niet alleen als ondernemer maar ook als werkgever in de markt 😉
Desiree

Auteur

Desiree Lagerburg